Fin 2021 chez Squadracer, nous étions partagés entre notre Slack en interne, notre Slack Clients et Google Meet pour nos visios. Chez Squadracer, nous n’avons pas de locaux, nos collaborateur.rice.s sont réparti.e.s dans toute la France, que ce soit à Paris, Lyon, Rennes, Rouen… même jusqu’au Pays Basque. Vous l’aurez compris, autant cela se révèle très pratique pour le recrutement autant la communication est loin de s’en retrouver facilitée.
Slack : notre première messagerie professionnelle
En septembre 2021, Squadracer est composée de 3 personnes, ils habitent tous d’ailleurs dans la région parisienne et voici comment ça fonctionne :
- Slack Squadracer : Instance privée interne à Squadracer ouverte à nos partenaires proches, permettant, comme vous le connaissez surement, de segmenter les sujets de conversation en différent salons comme IRC le faisait il y a 20 ans.
Spoiler : il le fait toujours et le chat Twitch repose grandement sur ce protocole. - Slack Squadracer-Clients : Instance privée ouverte à nos clients afin de proposer un canal de communication quand ils ne favorisent pas l’utilisation de leur propre outil (Teams, Google…)
- Google Meet : À cette époque, quelques instances avaient été créées pour être ré-utilisées au quotidien. Y avaient lieu nos dailys internes, nos 1&1 et nous nous y donnions rendez-vous le vendredi soir afin de partager un dernier moment ensemble avant de partir en week-end. Nous référencions les liens de ces instances sur les canaux Slack concernés.
- Notion : Il ne s’agit pas à proprement parler d’une messagerie, mais il s’avère être tout de même un canal de communication essentiel à la Squad. C’est ici que nous retrouvons notre CRM, la documentation de nos processus internes, nos méthodes de recrutement… En bref, notre bible.
Voici l’état des lieux de nos différents outils de communication fin 2021, cela fonctionnait bien, chaque instance avait son rôle défini, tout va pour le mieux pour Squadracer.
Arrivée massive de collaborateur.rice.s
Fin 2021, début 2022, la Squad s’est vue grandir rapidement, grâce notamment à la signature d’un grand compte ; en 4 mois la Squad a quadruplé ses effectifs : nous passons donc de 3 à 13 et ne tardons pas à trouver des limites à cette organisation.
On se rend compte que ce n’est pas très pratique de devoir segmenter entre Google Meet et Slack pour notre usage quotidien. Les dailys à 13, c’est sympa, mais n’incite pas vraiment à la communication, certains ont besoin de temps le matin afin d’échanger des politesses et certains sont de vrais moulins à parole. Au final, on se retrouve tous en visio mais on perd en qualité d’échange.
Comme à notre habitude, on voit naitre un sondage afin de s’exprimer sur cette organisation et on remarque que les collaborateur.trice.s préféreraient se limiter à 6 pour ces dailys. On a donc créé deux instances rémanentes de Google Meet et jonglé entre ces deux instances :
« Ah mince, ils sont déjà 7 dans celui la, je vais dans l’autre. Ah bah y a personne ici, zut, je reste un peu on sait jamais. 10min plus tard, toujours personne ? Je retourne dans le premier, 10 personnes connectées, ah bah vous êtes tous là ? »
Voila à peu près comment ça se passait à l’époque, autant vous dire que ça n’a pas duré longtemps.
On commence à chercher une nouvelle façon de faire et on tente le coup avec la version payante de Slack en essai, un mois gratuit. Cette dernière nous permet notamment de passer des appels d’équipe là où la version gratuite nous limitait à appeler une personne à la fois. Petit bémol, au moment du test un seul utilisateur pouvait présenter sa caméra.
Notre étude pour revoir notre messagerie professionnelle
Certain.e.s proposaient de changer d’outil, alors nous avons étudié les différentes possibilités.
Nos besoins étaient :
- Faciliter l’utilisation de la visio
- Avoir des canaux segmentés avec des fils de discussion
- Avoir une messagerie privée pour les communications 1&1
- Tout cela avec un système de droits pour accueillir nos partenaires sans qu’ils aient accès à 100% des communications internes.
Slack, comme expliqué plus haut, ne collait pas à nos besoins côté visio.
Nous avons tenté des outils de bureaux virtuels comme Sococo. On y retrouve bien la séparation des conversations sous forme de « Room » visuellement représentée, la possibilité de se mettre dans une pièce passivement et de permettre à quelqu’un de nous rejoindre s’il le souhaite. Malgré l’aspect ludique de l’application, nous n’avons pas accroché au concept trop gamifié. Il faut du temps pour passer d’une pièce à l’autre, les fonctionnalités de visio et de messagerie sont moins accessibles : ce n’est pas adapté à notre usage intensif et quotidien.
Discord a été facile à prendre en main et à adapter à nos besoins, mais on ne veut pas imposer à nos clients de changer d’outil. La décision a pris du temps, on se demandait l’image que ça pouvait donner de nous et au final on s’est rangé du côté de la raison.
Certes, Discord, c’est utilisé à 90% par des joueur.euse.s de jeux vidéo, mais dans les faits, on peut y créer des salons de textes, des salons audios, on peut gérer les permissions et avoir une sélection de canaux publiques ou privés.
Bref, c’était l’outil qu’il nous fallait ! (Et puis après tout, on était déjà présent 2 fois par semaines sur Twitch, donc pour notre image, ça ne changeait pas grand chose…)
Après avoir passé en revue ces différents outils, nous avons fait le choix suivant : on garde notre Slack Clients uniquement, et on passe sur Discord pour tout ce qui est interne ! 🎉
Notre nouvelle messagerie professionnelle : Discord !
Pourquoi Discord ?
- Visio à plusieurs nativement supportée (même s’il faut rallumer sa caméra quand on change de salon !/$%)
- Possibilité de catégoriser nos salons
- On voit qui est en visio, sur quel canal public, avec qui, si un partage d’écran est en cours…
- Gestion des permissions plus poussée
- Gros gros bonus : fait pour y intégrer une communauté externe
- Au moment où on est passé sur Discord, pas de salon textuel associé à une visio, mais la fonctionnalité est arrivée rapidement dans une mise à jour de Discord, qui n’a fait que conforter notre choix
- Cerise sur le gâteau : orienté B2C, pas de facturation au nombre de membres. Et pour à peu près 35€/mois on augmente la qualité de la transmission vidéo en passant de 720p à 1080p60.
Les petits bémols :
- Orienté B2C : ticket de caisse mais pas de facture
- On regrette quand même les slackmojis animés.
Après un court temps d’adaptation, l’équipe a totalement validé Discord et ça a révolutionné notre communication interne.
Nous avons encore un peu de travail sur l’organisation de nos canaux, ils évoluent en même temps que Squadracer !
On a même pu customiser notre serveur 😎
Nous avons ouvert notre Discord à notre communauté ! On y parle tech et on debrief des streams Twitch avec nos partenaires et les habitués du stream (parfois même devenus salariés !). Rejoignez notre Discord ici.
Tout comme Slack, il est possible d’ajouter des applications tierces pour ajouter des fonctionnalités au serveur.
C’est ainsi que Craig a fait son entrée chez Squadracer, il nous permet d’enregistrer les conversations audio, bien pratique pour les épisodes de notre podcast l’Atelier Opale.
Nous avons testé puis acheté la licence de MEE6 (projet français) qui nous permet de gérer les rôles, permissions, alertes en tout genre… nous aurions beaucoup de mal à nous en passer !
1 an plus tard, que pensons-nous de notre messagerie professionnelle interne ?
Discord nous accompagne toujours au quotidien : daily, openspaces, moments de convivialité, canaux dédiés par projet, 1&1s privés, debrief Twitch, partage de bonnes pratiques, de questions …
C’est l’outil principal qui permet à Squadracer de communiquer dans notre organisation 100% remote ! 🎉
