Il n’est pas toujours chose aisée de construire une équipe de choc lorsque vous démarrez une mission tout en recrutant. Encore moins de la maintenir dans le temps. Il faut la faire évoluer avec le temps, ne pas laisser quelqu’un à l’abandon, former les nouveaux … On revient sur 2 ans de mission et on vous raconte nos déboires et nos réussites.
Contexte
Cette mission a démarré en Septembre 2021, Squadracer rassemble 3 développeurs (Sébastien, Gauthier et Julien). Gauthier a été contacté plus tôt dans l’année par un grand compte pour reprendre le développement d’une application.
Ce projet est en difficulté car la collaboration client/équipe précédente a dû s’arrêter, sauf que ce besoin est sensible, prioritaire et très attendu.
Staffer une équipe de choc en fonction de besoins changeants tout en restant humains
Il n’y a rien de pire en tant que développeur.euse.s qu’entendre:
« Il nous faut une ressource de plus ».
Mais c’est aussi un vrai challenge de gérer la capacité d’une équipe en fonction des besoins changeants d’un projet.
Nous avons fait de notre mieux pour répondre aux besoins de notre client en terme de capacité de travail, tout en restant humains avec nos collègues.
Alors, comment avons-nous fait ?
Gérer la charge avec notre équipe de choc interne
Dès la signature de la mission, nous devions construire une équipe plus grande que notre boîte elle-même.
Pour autant, nous ne voulions pas « mettre tous nos œufs dans le même panier » pour assurer le futur de Squadracer. Ainsi, nous voulions continuer d’avoir d’autres clients à côté, au cas où cette mission s’arrêterait brutalement.
Notre solution : Faire appel à des freelances de choc
Chez Squadracer, nous apprécions vraiment de travailler avec les freelances. Pour beaucoup de raisons :
- nous apprenons de chaque nouveau.elle collègue : de nouveaux points de vue et bonnes pratiques
- il.elle.s nous permettent de nous adapter à la charge du client en convenant de la durée de la mission et, quand c’est possible, en la prolongeant
- nous aimons partager nos expériences et façons de faire.
Collaborer avec des freelances est l’une de nos manières de construire une communauté tech professionnelle sereine et juste (c’est notre raison d’être 😉).
S’adapter aux besoins de changement
C’est aussi l’un des avantages de l’ESN, il est possible de changer régulièrement de projet.
Pendant cette mission, certain.e.s développeur.euse.s ont émis le souhait de partir sur une autre mission. Comme à notre habitude chez Squadracer, nous faisons une sollicitation d’avis pour voir si nous remplacions cette personne sur ce projet ou non, et, si oui, par qui ?
Le tout, en communiquant le plus possible avec notre client !
Pourquoi cette personne souhaite partir ? Comment se passera la transition ? Quel profil arrive ?
Intégrer une nouvelle personne en période de rush
En période de rush, il est tentant de vouloir toujours agrandir l’équipe. On se dit que si on est plus, on délivrera plus vite !
Il ne faut pas tomber dans le piège expliqué par la loi de Brooks.
Amael Berteau, software craftsman, l’explique très bien dans l’un de ses posts LinkedIn :
Loi de Brooks selon Amael Berteau
En effet, si nous avions écouté cet instinct, nous aurions dû communiquer, accueillir et délivrer en même temps. Dans ce contexte, il est compliqué de livrer du travail de qualité, testé et documenté. Nous avons quand même accueilli de nouveaux freelances mais en limitant la taille de l’équipe.
Une équipe de choc, une organisation de choc
Le 4/5è
Cette application étant relativement attendue par ses utilisateurs, nous avions mis toutes les forces possibles dans son développement. Ainsi, de septembre 2021 à avril 2022 tous les développeurs internes étaient en 5/5è en mission.
Ce n’est pas l’habitude chez Squadracer, chez nous, les internes sont en 4/5è pour le client et le dernier jour est réservé à l’interne : développer Squadracer. Avancer aussi longtemps en 5/5è, c’est prendre le risque de se détacher de l’interne et il est important pour nous que ce soit temporaire.
Avril 2022, l’application est en production. Elle n’est ni terminée, ni parfaite, mais les utilisateurs peuvent tester et faire leurs premiers retours.
Nous avons donc échangé avec l’équipe cliente et exposé notre besoin de repasser en 4/5è, ce qui a amené plusieurs interrogations :
Est-ce que ça va baisser la capacité ?
Oui, mais nous pouvons ajouter quelqu’un au projet.
Comment ferons-nous le 5è jour si personne n’est là ?
Nous nous organisons pour qu’il y ait toujours un membre de l’équipe disponible.
Des questions importantes auxquelles nous avons su répondre en rassurant notre client. Ainsi, il a accepté que nous revenions à notre rythme normal.
Une personne a rejoint le projet rapidement. En parallèle, chaque membre de l’équipe est passé au 4/5è au fur et à mesure pour ne pas casser le rythme.
Finalement, la vélocité n’a pas changé et l’équipe était plus sereine pour faire grandir Squadracer.
La communication dans une équipe de 10 personnes en 100% remote
L’une de nos valeurs est communiquer apporte confiance et responsabilité et on remarque que l’une des clés pour avoir une équipe de choc c’est la communication écrite et orale !
Communication orale
Notre client souhaitant s’inspirer de la méthode Scrum, nous avons commencé avec des daily meeting, démonstrations et poker planning rassemblant l’équipe au complet : équipe produit (côté client) et devs. Les rétrospectives n’étaient pas automatiques : environ une tous les 2 mois.
L’équipe s’est agrandie et il n’a plus semblé nécessaire que tout le monde soit présent à chaque cérémonie Scrum, à l’exception des daily.
Ainsi, poker planning, rétrospectives et démonstrations étaient facultatifs : ouverts aux intéressé.e.s et concerné.e.s.
Quelques mois après le passage au 4/5è, l’équipe dev a émis le souhait de ne plus faire des daily oraux au quotidien, à 15 ça prend vite du temps. Ainsi, après échange avec notre client, nous avons décidé d’alterner :
- lundi, mercredi, vendredi : daily écrits
- mardi et jeudi : daily oraux.
Cette organisation a été validée et poursuivie pour toute la durée de la mission.
Communication écrite
Après avoir exploré différentes pistes à propos de notre messagerie professionnelle, nous avons finalement trouvé notre organisation :
Pour l’équipe dev, nous avons dédié plusieurs canaux Discord à cette mission :
- un canal dédié aux questions et aux différentes informations du quotidien
- un canal dédié au suivi des revues avec un système d’emotes ( 👀, 📝, ✅, 🚂) Merci à Ivonig qui nous a soufflé cette idée !
Pour la communication avec le client, nous sommes restés sur notre Slack Client :
- un canal pour les annonces
- un canal pour les questions
- un canal pour les daily écrits.
Nous avons accueilli nos freelances sur notre Discord et ils avaient accès également aux canaux de convivialité et aux openspaces. Aujourd’hui, certains d’entre eux sont toujours sur la partie publique de notre serveur ! 🎉
Un.e manager de choc ?
L’Opalité by Squadracer c’est l’absence de hiérarchie pyramidale : nous n’avons pas de manager.
Pas de manager ou de commercial pour échanger avec le client lorsqu’il y a des tensions
Travailler avec une équipe restreinte facilite la communication client/équipe dev, ainsi le besoin de « manager » ne se faisait pas sentir.
Une fois l’équipe de 10 devs construite, il a fallu revoir les choses.
Notre client voulait un manager, un.e commercial.e avec qui échanger et exposer ses revendications, quelqu’un qui porte la responsabilité du projet côté Squadracer.
C’était pourtant très simple pour nous : tout le monde porte la responsabilité, la communication se fait avec toute l’équipe.
Le grand écart des méthodologies de management s’est fait sentir. Après de nombreux échanges, nous sommes arrivés à une solution : un.e porte parole.
Côté devs, nous avons mis en place le rôle de porte parole/responsable client.
Ses missions :
- être présent.e pour répondre aux questions d’ordre organisationnel
- faire passer les informations organisationnelles entre client et devs
- ne pas manager : chacun.e est responsable.
Les missions de relever les warnings, attribuer les tâches, … sont assurées par toute l’équipe dev.
Conclusion
Travailler pour un grand compte en tant que petite structure est une vraie opportunité à saisir.
La collaboration a été un vrai succès et nous serions très heureux de ré-itérer l’expérience d’une mission pour un grand groupe.
Nous remercions chaleureusement chaque développeur.euse qui a participé à ce projet, autant nos collaborateur.rice.s internes que nos chers freelances. 🙏
Nous tenons également à remercier ce client qui a fait confiance à Squadracer en nous offrant cette opportunité. Nous avons beaucoup appris de cette collaboration et nous en ressortons grandis et en sommes reconnaissants.
Nous aimerions adresser un remerciement tout particulier pour l’équipe produit de ce projet, prestataires et internes côté client, qui nous ont challengé.e.s mais soutenu.e.s pendant ces 2 années !
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